【テレワークの勤怠管理】コロナ対応と働き方改革から学ぶべき令和時代のテレワーク勤退管理ツール

勤怠管理

2020年2月頃から企業にはじわじわと新型コロナウイルス感染に伴う対応が社会的にも求められています。時差出勤、テレワーク、在宅勤務と選択肢は多様にあります。今回は、テレワークを中心とし、かつ、働き方改革の目玉でもある「多様な働き方」の1つでもあるアルバイトの勤怠管理についてもスポットライトを当て、双方の留意すべき点を解説します。

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そのため我々は幣サイト「意思決定の前例」をご覧になることをおすすめします。過去に同様の経験をされた方々の、システム導入における選択の軌跡をぜひご覧くださいませ。

より早く、より実のある選択のために。

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テレワークとは

テレワークとは情報通信機器(ICT)を活用し、場所や時間を選ばずに働けることで、テレ(離れた場所)ワーク(働く)とされています。その中で想定し得る場所というのは、

・在宅勤務
・モバイルワーク
・サテライトオフィス

等が挙げられます。

【テレワーク手法1】在宅勤務におけるリスクヘッジ策

まずは、在宅勤務を選択する場合の留意点から考察します。在宅勤務の場合、夫婦共働きの場合において、双方が在宅勤務の場合、情報セキュリティ対策が求められます。

これは、仕事を進めながらテレビ電話を行う場合、思わぬ形で情報の漏洩が発生し得ることが想定できます。かつ夫婦で利害関係のある会社や競合関係のある会社に勤務の場合は、よりリスク管理すべきです。具体的には自宅に複数の部屋がある場合には別々の部屋で業務を行うことや、営業秘密のある会話が想定し得る場合は、作業の時間帯を分ける等の周知が挙げられます。

【テレワーク手法2】モバイルワークにおけるリスクヘッジ策

モバイルワークとは顧客先や、移動中、最近では喫茶店での仕事も一般化しております。ここで注意すべき点も情報漏洩です。特に喫茶店では、席のレイアウトについて、基本的には自分自身の判断で変更することは難しく、のぞき見の被害も危惧されています。

営業秘密の漏洩となると株価への影響や損害賠償請求も想定できます。営業秘密については、不正競争防止法上で以下のように定義されています。

・秘密管理性(秘密の情報として管理されている)
・有用性(有用な情報)
・非公知性(公に知られていない)

のぞき見に関しては、のぞき見防止フィルターが有用です。職員への注意喚起に留まらず一定の効果は期待できます。また、のぞき見の他にはUSBの置き忘れも注意しなければなりません。言わずもがなパスワードでロックをかけておき、最悪置き忘れて急いで喫茶店に戻るもすでに持ち去られていた場合でも直ちに内容を見られないよう防御策を講じておくことです。

【テレワーク手法3】サテライトオフィスにおけるリスクヘッジ策

上記の2点と同様の措置を講ずることで一定のリスク管理は可能です。また、よくある質問で、サテライトオフィスに向かう際の負傷については、逸脱又は中断中等を除き、通勤災害の対象となります。

サテライトオフィス内での業務中の負傷は業務災害となり、いずれも労災保険の対象となります。誤って従業員へ健康保険を使うよう回答してしまうと保険者から差し戻され、還付請求等の非常に煩雑な手続きが待っており、かつ、従業員との信頼関係にも亀裂が生じる場合もあります。

サテライトオフィスは通常の勤務と勝手が異なる為に、思わぬ事故に遭遇することもあります。その場合も手続きを事前に示しておくことで、本来の業務に最大限のリソースを注ぐことが出来るうえに、余計な手続き発生を回避、会社と従業員との信頼関係の維持などのメリットが期待できます。

テレワークにおける勤怠管理

リスクヘッジ対策を講ずると同時に勤怠管理も重要な仕事です。まずは、

・就業規則等に就業場所を明記
・業務開始と終了時に連絡(メール等手段は企業による)
・進捗状況の報告(チャット等ツールは企業による)
・時間外労働発生の場合は報告
・深夜労働発生の場合は報告

が挙げられます。労働基準法では従業員へ「就業の場所」を明示しなければならず、実務上は就業規則等に明記することとなります。よって、明日からすぐに在宅勤務を命じようとしても「法的には」命じることができません。

就業規則を改定する場合は、
・意見聴取
・届出
・周知

が必要です。次に、業務開始と終了時間の連絡は労働時間管理に留まらず、働きすぎによる健康被害防止の意味でも、大切です。進捗状況の報告については、特にまだ一人前とは言えない従業員や周りとコミュニケーションをとることでモチベーションを維持している従業員もいます。

チャット等を通じ進捗状況を報告することで、

・組織へ貢献していることの認識
・軌道修正(特に業務内容の誤解釈が生じている場合)

等が挙げられます。そして、時間外労働時間の管理については、中小企業でも2020年4月1日から罰則付き時間外労働の上限規制が始まります。テレワークであっても、企業に雇用されている以上、働きすぎによる健康被害防止労働基準法が適用されない個人事業主とは解されない為に、適切に管理していくことが大事です。

テレワークの深夜労働の管理

最後に深夜労働の管理については、いわゆる管理監督者であっても労働時間が深夜に及んだ場合は、深夜の割増賃金の支払いが必要です。テレワーク導入後の傾向として、むしろ職場より労働時間が長くなったとされる報告も公表されています。深夜労働は管理監督者であってもサーカディアンリズム(体内の生活リズム)を崩す要因となります。人が生き生きと働く職場であり続けることが企業の発展と相関します。テレワークによる勤退管理を導入するにあたっては、上記のリスクヘッジ策と、明確な勤怠管理を講じていくことが大切です。

テレワークの勤怠管理のまとめ

テレワークにおける勤怠管理は通常通り出社しての勤怠管理よりもはるかに把握すべき点が多く手間がかかります。

不正打刻や情報漏洩など想定しうる問題を避けるために、適切なシステムの導入をすることをおすすめします。

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