スプレッドシートによる勤怠管理の方法を徹底解説!

勤怠管理

勤怠管理の方法は、昔はタイムカードやエクセルが主流でしたが、アナログで打ち込むため、管理にも手間と時間がかかるのがネックでした。そんな時にはスプレッドシートを利用すれば、複数人の勤怠管理ができるようになり、かつ無料で使えるので費用も抑えることができます。

今回は、スプレッドシートを勤怠管理に使う方法やどんなメリットやデメリットがあるのかなど解説します。

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スプレッドシートとエクセルの違いとは

エクセルは数値を管理するのに大変便利でよく使われていますが「物理的なファイルのやり取りがある点」「修正を繰り返すと最新がどれかわからなくなる」などの問題が出ることがあります。そこでスプレッドシートを使うことで、エクセルの問題を克服しつつ、複数人で管理することも簡単になります。

スプレッドシートの特徴をいくつかご紹介します。
① 管理するファイルが一つなので最新もわかりやすい
② Google Apps Scriptで追加できる
③ 無料なので費用がかからない
④ URL共有で共同管理ができる
⑤ エクセルと関数が似ているので覚えやすい

スプレッドシートを使った勤怠管理法

タイムカードの代わりに出てきたのが、エクセルやスプレッドシートを使った管理方法です。エクセルは「Microsoft」が販売している表計算ソフトで、スプレッドシートは「Google」が無償で提供している表計算ソフトになります。

従業員数が増えると管理も大変になりますが、スプレッドシートを利用することで一元管理ができるようになり、業務内容を効率化することも可能です。スプレッドシートでの勤怠管理の方法を、以下に見ていきましょう。

以前使われていたエクセルでは、関数が色々用意されており、勤怠管理も容易にしました。ただ現在では、複数人で管理する必要が出てきたため、エクセルでは対応が難しい現状があります。エクセルの場合も、転記の必要がないだけで、入力はアナログで行う必要があり、個別にしか管理できないという欠点があるからです。

そこでスプレッドシートが新しい勤怠管理として注目を浴びました。スプレッドシートでは、URLを共有することで、常に最新のデータを管理できます。また、無料で利用できる点やプログラミングの知識があれば、追加機能の利用もできるというメリットがあります。

ただ、出勤時間などの登録時間に打刻ミスなどがあった場合、その履歴をスプレッドシートでは残しづらいというデメリットもありますので、スプレッドシートでも欠点がないわけではありません。

スプレッドシート以外の勤怠管理の種類

勤怠管理をわかりやすくご紹介すると、従業員の出勤や退勤時間を管理することです。従業員が何時から何時まで働いたかを管理するものなので、その中でどれくらい休憩時間を取ったかや残業時間はどれくらいかも管理することができます。

タイムカードを使った勤怠管理法

スプレッドシートが登場するまでによく使われていた勤怠管理法として、タイムカードによる管理があります。出勤した時間にタイムカードに登録し、退勤時にもタイムカードに登録という形で管理していた会社も多くありました。

ただ、タイムカードは転記する必要があり、どうしても無駄になる部分があり、効率的とは言えません。またリアルタイムで管理することもできないため、タイムカードの集計は毎月しなくてはならず、手間も多い欠点がありました。

月にいくら稼働したのかが月末までわからないとなると、現代の働き方にあった管理方法とは言えません。今日本での勤怠管理は「月次勤怠」ではなく「日時勤怠」にシフトしており、タイムカードによる勤怠管理は時代遅れとも言えます。

専用ソフトを使った勤怠管理法

クラウドなどの勤怠管理に適したソフトを使う方法もあります。ソフトを使うことで、スプレッドシートやタイムカードよりもスムーズに管理が可能で、リアルタイムで出勤時間や退勤時間を出すことができます。データは常にクラウド上で管理されることになり、もし打刻を忘れた場合も、アラートがあることですぐにわかるようになっているのがポイントです。

スプレッドシートでは、打刻を忘れた場合に修正履歴が残しづらいという欠点がありましたが、専用ソフトを使えばその欠点を補うことができます。また給料の計算ソフトなどとも連動が可能なので、会社が大きくなるほど管理のしやすさがメリットになるでしょう。

ただ、専用の勤怠管理ソフトは、無料で使うことができないので、費用がかかる点はデメリットと言えます。大手の会社なら専用の勤怠管理ソフトを使ってもメリットは生まれますが、多くの会社ではかかる費用が問題になり、導入に踏み切れない場合も多々あります。

ですが、実は専用の勤怠管理ソフトでも、無料で使えるものは存在します。もし費用面がネックになっているようなら、無料の勤怠管理ソフトを使うのがおすすめです。

スプレッドシートの勤怠管理のシステム実例

スプレッドシートでは、エクセルと違い、1シートで管理する必要があります。そのため、従業員全員の管理を1シートで行う必要と、データ出力などは自動化させる必要があります。

①勤怠管理シートを作る

勤怠管理シートでは、それぞれの従業員の「出社時間や退社時間」「勤務時間(通常勤務・残業・深夜労働)」「出勤・欠勤・代休・有休」などを管理していきます。エクセルで勤怠管理をする場合は、毎月シートを作成する必要がありますが、スプレッドシートでもシートの作成は必要です。また、シート自体を印刷する、PDFで出力するなど、あらゆる形式を想定しなければなりません。

②設定項目を決める

設定項目のシートでは、勤務時間の集計を行うためにそれぞれパラメータを指定する必要があります。例えば、就業時間や規則の変更があった場合は、スプレッドシートを一か所修正するだけで、全従業員の計算式の修正が可能です。エクセルと違うのは、全員分を一気に修正できる点で、これもまたスプレッドシートのメリットと言えます。

③社員マスタで管理

社員マスタの項目では、それぞれの社員の「ID」「部署」「名前」などを管理することができます。もし社員の部署の異動があった場合なども、スプレッドシートで管理すれば、すぐに修正が可能です。

④データを集める

データの項目では、全従業員のありとあらゆるデータを管理していきます。基本は1行に1レコードを記載する形で、勤務に関連するデータを集計していきます。こちらの情報を管理することが、勤怠管理のメインとなる作業です。

エクセルで勤怠管理をしている場合には、勤怠管理表自体がデータベースとアウトプットを兼ねていました。ただ、実際にシステムを作成する場合、データベースとアウトプットは別々に管理した方が良いことも多々あります。

PCによって得意とするデータのジャンルが違うこともありますし、アウトプットでは実際に見やすいことが求められるからです。そのため、データベースのシートでは、どれだけ効率を上げられるかが重要なポイントになります。

GASを利用したスプレッドシートの勤怠管理の構成

大企業では勤怠管理も専用のソフトを使って行うことが多いですが、中小企業の場合は、勤怠管理もできるだけ費用を抑えた方法が求められます。そこで、GASとスプレッドシートを併用することで、作業の自動化を行うことができます。プログラミングの知識が必要になりますが、費用を抑えたい、もしくは自動化したい場合はGASが便利です。

GASとは

GASは「Googleが提供しているプログラム言語」の1つです。JavaScriptがベースとなっており、スプレッドシートだけでなく、色々用途があります。例えば、以下のようなシステムとの連携が可能です。

① Googleの他システムと連携が可能:Gmail、Googleカレンダー、Googleフォームなど
② APIを利用した連携が可能:外部Webサービスが使える

スプレッドシートは、Googleのサーバー上で動くようになっているので、別途サーバーを利用する必要がありません。つまり、インターネットが使える環境とGoogleのアカウントを持っていれば、誰でもプログラムを使うことができます。

ただ、GASは実行時間や回数に制限がありますので、大きなシステムの開発には向かないというデメリットがあります。逆に言えば、中小企業には最適のシステムなので、費用を抑えつつ勤怠管理をするなら、小さな会社ほど利用するメリットは大きくなります。

管理者用のタイムシート

スプレッドシートで勤怠管理をする場合は、上司が管理する管理者用のタイムシートと従業員の毎日の出勤や退勤を入力するための、社員用管理シートが必要になります。二つのシートを関数を使ってリンクさせることが可能です。

管理者用のタイムシートでは、それぞれの社員の入力したデータを一覧で確認できるようになります。例えば、それぞれの社員の勤怠表を見るには、スプレッドシートに記載されているURLを確認すればOKです。

社員用の勤怠表

社員用の勤怠管理シートでは、毎月作られるシート上に、それぞれ社員が勤務時刻を打刻していきます。出勤時間だけでなく、退社時間、残業した時間や総労働時間などもスプレッドシートで管理できるため、複数人の勤怠管理も簡単に行えます。

GASを使った自動化の方法

GASとスプレッドシートを併用すれば、作業の自動化も可能です。具体的には、以下のような手順になります。
① シートの一括保護(月末締めの場合)
社員はそれぞれ毎月の出退勤時間などを打刻しますが、管理者はそのデータを元に月末締めの作業をする必要があります。具体的には、社員がデータを加えることができないようにロック(保護)をかけます。
この作業をエクセルでするとなると、社員それぞれのシートを開いてなど、煩雑な管理が必要ですが、GASで自動化をすれば、一括処理が可能です。
② 翌月のシートも一括作成可能
スプレッドシートで勤怠管理を行う場合、1か月に1シートで管理することも多いでしょう。月がかわる度に、シートを新しく作成して、管理者用と社員用とに分けてと、毎月煩雑な作業が待っています。ただ、こちらもGASを使えば、一括コピーが可能なので、自動化できます。

スプレッドシートによる勤怠管理のまとめ

スプレッドシートの勤怠管理ができれば、エクセルのように個別にシーとを作る手間から解放されます。またエクセルしか使ったことがない人でも、スプレッドシートで使う関数は似たものが多いので、移行もしやすいのが特徴です。

打刻の管理などをしやすくするためにも、スプレッドシートを使って勤怠管理をしてみましょう。費用を抑える意味でも、ネットが繋がる環境なら無料で利用できるのも、スプレッドシートのメリットです。
毎月の勤怠管理を効率化させるためにも、ぜひスプレッドシートの導入を検討してみてください。

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