管理監督者の勤怠管理の義務化!労働時間把握のために必要な措置とは?

勤怠管理

2019年4月の働き方改革関連法案施行により、従来の労働時間の管理義務が管理監督者にまで拡大されました。

では2020年現在、事業場において誰に対して、どのような労働時間の把握のための措置が必要なのでしょうか?

本記事では「勤怠管理」と「管理監督者」をテーマに解説していきます。

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そもそも管理監督者とは

管理監督者の定義と、管理監督者に関して発生している問題について解説します。

管理監督者の4つの定義

管理監督者は労働基準法第41条2号の「監督若しくは管理の地位にある者」を指します。

第四十一条

二 事業の種類にかかわらず監督若しくは管理の地位にある者又は機密の事務を取り扱う者

引用:労働基準法

具体的には、次の4つの定義に当てはまる場合に管理監督者とされます。

  • 労働時間、休憩、休日等に関する規制の枠を超えて活動せざるを得ない重要な職務内容を有していること
  • 労働時間、休憩、休日等に関する規制の枠を超えて活動せざるを得ない重要な責任と権限を有していること
  • 現実の勤務態様も、労働時間等の規制になじまないようなものであること
  • 賃金等について、その地位にふさわしい待遇がなされていること

参照:労働基準法における 管理監督者の範囲の適正化 のために

これらの定義のうちいずれかを満たしていない場合、管理監督者とはされず、時間外割増賃金や休日割増賃金など、労働基準法の労働時間等の規制を受けます。

「名ばかり管理職」問題

2019年4月以前、厚労省は労働時間の管理義務の適用範囲から労働基準法第41条に定める労働者(管理監督者など)を除いていたため、管理監督者は勤怠管理適用外でした。

労働時間の適正な把握を行うべき対象労働者は、労働基準法第41条に定める者及びみなし労働時間制が適用される労働者(事業場外労働を行う者にあっては、みなし労働時間制が適用される時間に限る。)を除く全ての者であること。

引用:労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

そのためこの制度を悪用し、管理監督者の定義に当てはまらない社員に名目上の肩書きを与えて、時間外割増賃金や休日割増賃金の支払いを逃れようとする「名ばかり管理職問題」が発生しました。

名ばかり管理職の増加と一般社員の長時間労働の規制によって、管理監督者の労働時間把握の義務化が行われます。

管理監督者の勤怠管理 -労働時間の把握- が義務化

2019年4月の働き方改革関連法案により従来の労働時間の管理義務が管理監督者にまで拡大されました。法律改正に至った経緯や新法案の適用範囲等について解説します。

法律の改正に至った経緯

法律の改正に至ったのは、一般社員の長時間労働の是正を目的とした働き方改革関連法案が2019年4月成立することにより、一般社員の労働が減少した分、管理監督者の負担が増えることが懸念されたためです。

働き方改革関連法案により、残業時間について原則月45時間、年360時間、労使間合意による拡大でも年6回の回数制限に加え月100時間、年720時間までとされました。

参照:働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律(平成30年法律第71号)の概要

しかし労働時間の管理義務の適用外であった管理監督者には、働き方改革関連法案による長時間労働の規制は適用されません。一般社員の残業時間が制限された分、労働時間の管理義務の適用外であった管理監督者の負担が増えることが懸念されました。

こういった管理監督者の過重労働を抑制するために、管理監督について、労働時間を把握することを企業に義務付けました。

適用範囲

労働基準法の労働時間規制が適用されるすべての事業場で適用されます。

労働時間の定義

労働時間とは使用者の指揮命令下に置かれている時間を指します。具体的には次の3つの場合には、労働時間として扱わなければなりません。

  • 就業を命じられた業務に必要な準備行為(着替えや清掃を含む)を行う時間
  • 指示があった場合には即時に業務に従事することが求められている時間
  • 参加することが義務付けられている研修や教育訓練の受講、使用者の指示により行う業務に必要な学習

参照:労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置 に関するガイドライン

労働時間把握のための措置

従業員の労働時間把握のため、使用者が自ら現認し記録するか、タイムカードやICカードを利用して、客観的な記録を基礎として確認することなどの措置が求められます。

労働時間把握のために、労働管理者が行うべき措置については次の章で詳しく解説します。

勤怠管理 -労働時間の把握- のために管理監督者が行うこと

管理監督者は自身も労働時間の管理義務の対象になったのと同時に、より厳格な従業員の労働時間を管理を行うことが求められるようになりました。労働時間の把握のために管理監督者が行うべきことを解説します。

参照:労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置 に関するガイドライン

客観的な記録による労働時間の把握

タイムカードやICカード、パソコンの使用時間の記録など、客観的な記録によって労働時間を把握するか、使用者自らが現認し適正に記録する必要があります。

自己申告による把握を行う場合

労働者の自己申告による労働時間の把握を行う場合、次の5つの措置を行う必要があります。

  • 自己申告の対象となる労働者に、適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明を行うこと
  • 労働時間を管理する者に対して、自己申告制の適正な運用に必要な講ずべき措置について十分に説明を行うこと
  • 自己申告された労働時間と実際の労働時間が合致しているかについて、調査を行い、乖離しているときには実態調査を行うこと
  • 労働時間ではないと報告されていても、使用者の指揮命令下に置かれていたと認められる時間については、労働時間として扱うこと
  • 労働者が自己申告可能な時間外労働の時間数に制限を設けるなど、労働者による労働時間の適正な申告を阻害しないこと

賃金台帳の適正な記入

使用者は労働基準法第 108 条及び同法施行規則第 54 条に従って労働者ごとに、労働日数や労働時間数、時間外労働時間数、休日労働時間数、といった事項を適正に記入しなければなりません。

労働時間の記録に関する書類を3年保管

使用者は労働者名簿や賃金台帳、出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類を労働基準法第 109 条に基づき、3年間保存する必要があります。

労働時間管理の改善

事業場において労働時間管理を行う部署の責任者は労働時間の適正な把握等、労働時間管理に関する事項を管理し、労働時間管理上の問題点を把握する必要があります。

産業医による面接指導の変更点

改革関連法案により、産業医による面接指導となる従業員の要件が「時間外・休日労働時間が1月当たり80時間を超え、かつ疲労の蓄積が認められる者」に拡大されました。

改革関連法案により管理監督者も労働時間管理の対象とされたため、管理監督者であっても条件に当てはまる場合は産業医による面接の対象となります。

参照:「産業医・産業保健機能」と 「長時間労働者に対する面接指導等」が強化されます

勤怠管理 -労働時間把握- の義務化に違反した場合の問題点

労働時間把握の義務化により管理監督者を含む、従業員の労働時間の把握が義務付けられ、「時間外労働の上限規制」に違反した会社に対しては「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」という罰則が定められました。また産業医による面接について、怠った場合50万円以下の罰金が科されます。

管理監督者による勤怠管理の方法

客観的な記録によって労働時間を把握するためには、適切な勤怠管理が欠かせません。現在一般的に用いられている勤怠管理方法について紹介していきます。

タイムカード

タイムカードは紙の打刻シートをタイムレコーダーに差し込んで、労働時間を記録する方法です。タイムレコーダーは7〜13万円程度で購入可能で、購入後は打刻シート以外のコストがかからないため、コストを抑えることができます。

しかしテレワーク等、社外で勤務する場合はタイムカードを打刻できません。また押し間違いも多く、修正の手間が大きいです。終業時タイムカードに打刻した後に業務が発生して、タイムカードに打刻するのが面倒だからと従業員が自らサービス残業するケースが少なくありません。

エクセル

エクセルを使って労働時間の記録から労働時間の集計まで行う方法です。エクセルさえあれば導入コストがかからず、テンプレートを使用すればエクセルを利用した勤怠管理をすぐに開始できます。

しかしエクセルを利用して従業員自らが労働時間を記録する場合、自己申告となり、改革関連法案が定める客観的な記録とはいえません。また入力ミスや不正申告も起こりやすいため、適正に勤怠管理を行うのは難しいです。

出勤簿

紙の出勤簿に、出勤時刻や退社時刻などを記入するアナログな勤怠管理方法です。インターネット環境やパソコンがない店舗や野外作業をする業務など、多くの場面で利用されています。

しかし出勤簿に従業員自らが記入する場合、客観的な記録とはいえません。また紙の出勤簿に労働時間を記録した場合、集計や管理を人力で行う必要があり、人為的ミスが発生することが多いです。

ICカード・指紋認証

ICカードをICカードリーダーにかざして勤怠管理を行う方法です。厚生労働省は労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインで客観的な労働時間の把握の方法としてICカードの利用を挙げています。

導入コストは勤怠カードと大きな差はなく、交通系や電子マネー、社員証として利用しているICカードをシステムに登録すれば、追加のICカードは必要ありません。

勤怠管理システムの導入

タイムレコーダーやスマートフォン、パソコン、ICカードなどと連携して打刻する方法や、指紋や指静脈などの生体情報を認証に用いた打刻システムを利用することが可能です。時間外労働の上限を超えると、管理者と従業員の双方に警告のアラートが通知される機能や、GPSを利用して場所も一緒に打刻できるものなど、様々な勤怠管理システムが存在します。

なお勤怠管理システムにはクラウド型とオンプレミス型があります。たとえばエクセルやwordをパソコンにインストールするように、勤怠管理システムをインストールして利用するのがオンプレミス型です。一方クラウド型では、インターネット上でoffice365を利用するように、インターネット上で勤怠管理システムを利用します。オンプレミス型は導入コストが高く、クラウド型はセキュリティー面でオンプレミス型に劣ります。

勤怠管理を行う上での注意点

パートやアルバイトが多い場合や、業務形態が多様な場合は勤怠管理の際に、注意が必要です。それぞれのケースにおける注意点を紹介します。

パート・アルバイトが多い

パートやアルバイトが多い場合、シフトが複雑になることや、個人によって時給が変わることが多いため、勤怠管理は難しいです。しかしシフト作成機能がある勤怠管理システムを利用すれば手間を省くことができます。勤怠管理システムならスマートフォンで打刻できるため、パートやバイト分の勤怠カードやICカードを利用する必要はありません。

業務形態が多様

テレワークや契約社員、変形労働時間制、みなし労働時間制が適用される従業員が存在し、業務形態が多様な場合、勤務形態ごとに客観的な労働時間の記録を残す必要があります。勤怠管理システムの中には、従業員一人一人の雇用形態を登録する機能や、変形労働時間制の設定が可能なサービスが存在します。勤怠管理に無駄な手間がかからない方法を検討しましょう。

扶養控除内での労働希望者がいる

配偶者や親の扶養に入っており、扶養控除内での労働を希望する従業員がいる場合、年収の規定範囲を超えないように勤怠管理を行わなければなりません。「扶養控除内」には所得税が発生する「103万円の壁」、諸条件によって社会保険加入義務が発生する「106万円の壁」、社会保険の扶養から外れる「130万円」の3つがあります。従業員がどの扶養控除内を希望しているのかを確認して、シフトの作成と勤怠管理を行いましょう。

管理監督者の勤怠管理のまとめ

2019年の働き方改革関連法案施行により、管理監督者の労働時間の把握が義務されました。そして労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインでは、客観的な記録を利用して適切に労働時間を把握する必要性が強調されています。

適切に労働時間を管理するためには、事業場にあった勤怠管理方法が必要です。クラウド型の勤怠管理システムの中には無料で利用でき、労働時間の把握に役立つものが数多く存在します。勤怠管理に困ったことがある事業所様は、勤怠管理システムの導入を検討してください。

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