勤怠管理システムのデメリットとは?勤怠管理システムの導入・運用に潜む注意点について徹底解説!

勤怠管理

勤怠管理が煩雑化して、負担となっている

勤怠管理システムを導入したい

というようなことを考えている会社や担当者の方は多いでしょう。

勤怠管理が、大きな負担となることは、決して珍しくはありません。

したがって効率化を狙って、システム管理へ移行するのは、合理的な選択と言えます。

勤怠管理システムを利用すれば、問題は解決へと近くでしょう。

 

とはいえ、勤怠管理システムには、デメリットも存在します。

導入にあたって、デメリットが致命的なものとならないか、確認しておくことが必要です。

本記事では、勤怠管理システムの持つデメリットや失敗例、対応策などについて詳しく解説します。

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勤怠管理システム運用におけるデメリットとは?

まずは、勤怠管理システム運用時に考えられる、デメリットを考えてみましょう。

コストがかかる

コストの問題は、勤怠管理システム運用において、かならず立ちはだかる問題です。

システムの月額利用料が、会社にとって負担となることもあります。

勤怠管理システムは、基本的に月額利用料であることが多いです。

利用し続ける限りは永続的にコストが生じます。

 

また、月額使用料は、「社員数×単価」で算出されることが多いです。

つまり社員の退職などで、管理枠が不要となった場合、ロスを抱えることも少なくありません。

 

さらにシステムによっては高額の初期費用が生ずる場合もあります。

そもそも初期費用がまかない切れないということもあります。

 

まずは現実的にコストをまかなうことできるか、重要なポイントとなるでしょう。

すべてを管理し切れるわけではない

勤怠管理システムがあれば、たしかに合理化には大きく近くでしょう。

ただしいくら優れているシステムでも、完全な管理を実施するのは難しいことです。

たとえばイレギュラーな勤務の発生などには、対応しきれないケースもあります。

したがって、勤怠管理システムでは対応できなかった部分を、人為的に補填しなければいけないこともあります。

導入時に負担がかかる

勤務管理システムを導入するうえでは、少なからず会社に負担がかかります。

場合によっては、たいへん大掛かりな導入作業が必要となることもあります。

 

まず、システムが就業規則や勤務体系に合致しているかといったところは、逐一確認しなければいけません。

また、運用や使用の方法も、各所へ伝達し、教育する必要があります。

さらに導入後の運用規則を明文化するなどの対応も必要です。

他にも条件次第では、必要な作業が出てくるはず。

というように、勤怠管理システム導入時には、会社に対してある程度大きな負荷が発生します。

コストパフォーマンスを確認しづらい

勤怠管理システムは、利益を発生させるものではありません。

したがって、明確な数字としてコストパフォーマンスが現れづらいという部分もあります。

 

あまり重要度が高いようにも見えますが、決して無視できるものではありません。

導入時に、上層部や他部署からの理解を得られにくいという側面が出てきます。

「なぜ、勤怠管理システムが必要なのか?」と問われたときに、コストパフォーマンスを引き合いに出せないのです。

不正の防止や、タスク簡易化など、別なメリットを訴えていくしかありません。

勤怠管理システムを使いこなせないケースがある

また、勤怠管理システムの機能を、うまく活用しきれないということもあります。

システムの概要を把握しきれず、タイムカードとさして変わらない程度の運用に留まっているケースも多いです。

不正打刻のリスクがある

勤怠管理システムは、本来的には「会社と社員の悪意を排除する」という機能を持っています。

しかし、完全に悪意を排除できるとは言い難いのが実情です。

悪意ある社員による、不正打刻などがおこなわれる可能性があります。

たとえば、「打刻しているのにもかかわらず、業務へ取り組んでいない」というようなケース。

社員のリテラシー次第では、不正打刻が常習化するおそれもあります。

 

仮に悪意がなかったとしても、打刻ミスで正しい勤怠記録を付けられないというケースもあります。

勤怠管理システムの失敗例

具体的な失敗例についても、解説しておきます。

下記のようなケースを避けることが、勤怠管理システム導入において重要です。

自社の規模と適合していない

もっとも多い失敗例は、会社規模と適合していない勤怠管理システムを導入してしまうということです。

自社の規模よりも大きなシステムを導入すると、使わない機能も出てきます。

これらは会社に対して、重大なロスを与え続けるものです。

 

一方でシステムが小さすぎると、そもそも管理自体が正常に実施できないこともあります。

導入してしまったことで、必要なコストやリソースが増えてしまったというケースも、珍しくありません。

自社の勤務形態と合っていない

また、勤務形態とシステムが合わないということも起こりえます。

たとえばフレックスタイムや裁量労働制などが敷かれている場合、システムが対応仕切れないケースも出てきます。

複雑な勤務形態を採用している場合は、システムがフィットしない、ということが起こりがちです。

他のシステムと連携できない

給与計算や原価計算をおこなうシステムと連携できない場合、勤怠管理システムの効果は著しく低減します。

連携できるとできないでは、運用面で大きな差があります。

勤怠管理情報が別のシステムへ流用できず、導入を悔やむ企業は非常に多いです。

デメリットをおさえられる、勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを導入する以上、確実にデメリットと向き合う必要が出てきます。

導入にあたっては、できるだけデメリットがおさえられるような形を取りたいところです。

 

まず前提として、

「導入段階で、どの勤怠管理システムを利用するか、時間を掛けて検討する」

ということが必要です。

検討が不十分な状態で導入に踏み切ると、上記のような失敗を招くことも。

その上で、以下のような点を検討しておけば、より適切な勤怠管理システムが選択できるように近づけられます。

会社の規模に合致した勤怠管理システムを利用する

優先したいのは、勤怠管理システムを、会社規模と合致させるということです。

先ほども述べたとおり、会社規模が大きすぎても小さすぎても、さまざまな弊害が出てきます。

どれくらいの規模で勤怠管理システムが必要なのか、試算するのはマストと言えるでしょう。

各種システムとの連携が可能である

また、各種関連システムと連携できるか否かも重要です。

なぜなら連携しているか否かが、運用の効率性を大きく左右するからです。

たとえば給与を計算するシステムと連携しているのであれば、経理事務に関連するタスクは大きく削減できます。

すでに会社で導入されているシステムとの連携能力については、かならず確認しておきましょう。

また、社員のスマートフォンやパソコンと、連携できる勤怠管理システムなども存在します。

こういった細かい部分の連携能力が必要かという点についても、深く協議して結論を出したいところです。

システムを試用する

勤怠管理システムは、無料で試用できるケースも多いです。

いわゆる「トライアル」というものです。

できればトライアルで試用して、会社にフィットするか確認しておきましょう。

勤怠管理システムのデメリットのまとめ

勤怠管理システムには、さまざまなメリットがあることは事実です。

時には、劇的な改善効果をもたらすこともあるでしょう。

しかしながら、上記のようなデメリットを踏まえて、どのように導入していくか慎重に検討することが重要です。

じゅうぶんに時間的リソースを割いて、協議したうえで結論を出したいところです。

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