勤怠の出勤簿の記載内容や保管期間は?ポイントなどもご紹介!

勤怠管理

勤怠出勤簿は、書式が自由ではありますが、必ず記載する内容が決まっています。

タイムカードなどを使っている会社も多いですが、正確な打刻時間がわからない点もあり、今はデータ化する動きも強まっています。

また、勤怠出勤簿は、保管期間が定められていますので、その期間内に紛失や廃棄などしてしまわないように厳重に注意が必要です。

今回は、勤怠出勤簿の記載内容や保管期間について、ご紹介します。

幣サイトをご覧いただきありがとうございます。
たいへん恐縮ですが、こちらは勤怠管理の知識を持たない我々が作成したSEO記事です。閲覧していただいても構わないですが、貴重な皆様の時間を少しでも無駄にするのは非常に心苦しく思います。
そのため我々は幣サイト「意思決定の前例」をご覧になることをおすすめします。過去に同様の経験をされた方々の、システム導入における選択の軌跡をぜひご覧くださいませ。
より早く、より実のある選択のために。
どうぞこちらから。

こちらの記事もおすすめ
勤怠管理とは | 人事総務の基本業務を効率化する知識をくわしく解説
勤怠管理する上で必須!押さえておきたい勤怠知識について 【2020年最新版】

勤怠出勤簿はなぜ必要か?

勤怠出勤簿とは

勤怠の出勤簿は、働いている社員の出勤日数や欠勤日数などをまとめた書類です。

勤怠出勤簿は、給料の計算に使われることもあり、勤務表とはまた別の物です。

勤務表は、出勤の記録というよりはスケジュールをまとめたものであり、勤怠出勤簿とは違うことを押さえておきましょう。

 

勤怠出勤簿の重要性

先述した通り、勤怠出勤簿が必要なのは、社員や時間外労働者などの給料の計算を正しく公正にするための重要な書類だからです。

賃金だけでなく、有給休暇などの計算にも勤怠出勤簿は使われており、労働者と会社との金銭トラブルを防ぐためにも、出勤簿は必須の書類とも言えます。

 

勤怠出勤簿への記載の対象者とは

勤怠出勤簿への記載の対象となるのは、ほぼ会社の社員全てです。

正社員だけではなく、派遣社員、パートやアルバイトなども対象となる点には注意してください。

ただ、管理監督者だけは例外として、勤怠出勤簿の対象とはなりません。

管理監督者に出勤簿の記載義務がないのは、経営者と同じく社員を管理する立場であるため、自分の判断次第で出勤の日数を決められるからです。

ただし、2019年4月以降、管理監督者の勤怠管理も義務化されています。

会社側で長時間労働などの問題が起きないためにも、勤怠出勤簿は重要であり、逆に考えれば社員の健康を守るために必要な書類でもあります。

 

タイムカードだけでは不足?

タイムカードは出勤簿の代用になりうるか

勤怠出勤簿の代わりに、タイムカードを使っている会社も多いです。

ただ、必ずしも打刻がしっかりとされているとは限らず、業種によってはタイムカードが使えないこともあります。

タイムカードだとどうしても正確さに欠ける部分があるため、例えばタイムカードを押した直後に休憩を取った場合、タイムカードではその時間を換算することができません。

タイムカードは手軽な一面もありますが、こと正確さに関して言えば、やはり勤怠出勤簿は必要になるでしょう。

タイムカードを使うなら補助で

もしタイムカードを使うなら、勤怠出勤簿と併用する形で、あくまでも補助の形で使うのが望ましいです。

ただ、タイムカードを利用した場合、照合に充てる時間などが出てしまいますので、PCで管理ができる勤怠出勤簿の方が管理が簡単になるのは間違いありません。

 

法定の三大帳簿の1つ

法定の三大帳簿には「出勤簿」「賃金台帳」「労働者名簿」があります。

どれも労働者の権利を守るために必要な書類ですが、実際の勤務状況に大きく関わる勤怠出勤簿の占める割合は大きいです。

社員が法外の長時間労働を強いられる環境にならないように、また勤怠不良の社員が出ないように、勤怠出勤簿は重要であり、正確な労働時間の把握には必須な書類でもあります。

そのため、事業所には設置することが義務付けられています。

 

勤怠出勤簿の記載内容と書式

勤怠出勤簿に書く内容は、労働法に違反していないことを示す意味で、以下の項目は必ず記載が必要になります。

出勤簿に必要な内容

以下に、勤怠出勤簿で必須とされる記載内容と書式についてご紹介します。

 

  • 労働時間数(日時別)
  • 休日労働の日付や時刻
  • 深夜の22時から明朝5時までの深夜労働の時間数など
  • 社員の出勤日と労働日数
  • 時間外労働の日付や時刻

時間外労働の基準

ちなみに、時間外労働と休日労働には一定の基準があります。

  • 休日労働の基準:休日は会社によって週に1度の休みや、1週間に4日など決められていますが、もし休日の範囲を超えて働いた場合は、休日労働にあたります。
    そのため、必ずしも一般的なカレンダーの休日とは違うことを覚えておいてください。
  • 時間外労働の基準:1日の労働時間は、基本的に8時間までと決められています。
    また、1週間に40時間までと決められているので、双方のどちらかを超える労働については、時間外労働と認められます。

 

勤怠出席簿の書式は?

勤怠出席簿には、明確な書式が決められておらず、記載内容に不備がない場合は認められることも多いです。

ただ、一般的な書式として、エクセルを使う会社が多く、また業種によってはスプレッドシートやアプリを使う場合もあります。

また、ウェブ上でダウンロードできる書式を使っている会社もあり、上記の必要事項が記載されていれば、もしくは金額に過不足がない場合は、どんな書式で作っても良いとされます。

 

勤怠出勤簿の保管時期はいつまで?

勤怠管理に関わる書類

労働に関係する書類の保管期間はたいてい3年までと決められています。

必要な書類の内訳は「労働者名簿」「賃金台帳及び雇入に関する書類」「解雇に関する書類」「災害補償を表した書類」「賃金を記載した書類」「その他労働関係に関する書類」などがあります。

労働基準法によれば、勤怠出勤簿は「その他労働関係に関する書類」にあたりますので、保管も3年間と決まっています。

勤怠出勤簿と勤務表の違いについては上記でも述べましたが、勤務表は保管の義務がありません。

 

また、労働法によって保管が決められているのは、労働者の始業と終業の時間が定められている書類であり、それが勤怠出勤簿です。

勤怠出勤簿に記載されているデータには「労働日」「所定労働時間数」「時間外や休日労働」「深夜の労働時間数等の勤務実態」などがわかるようになっている必要があり、記載内容に添った形での提出が必須となります。

勤怠出勤簿以外に保管が必要とされる書類には「残業命令書及びその報告書」「労働者が記録した労働時間報告書」「労使協定書、各種許認可に係る書類」などがあり、どれも3年間の保管が必要です。

 

起算日には注意が必要

労働に関する書類の保管期間は3年と書きましたが、問題になるのはいつから計算すればよいかです。

起算日が違うと、保管日数の開始が変わりますので、注意が必要となります。

代表的な起算日を、以下にいくつかご紹介します。

 

  • 雇入れ、退職に関する書類の起算日:労働者が退職した日または死亡した日から
  • 賃金やその他労働に関する書類の起算日:完結した日から
  • 労働者名簿の起算日:労働者が死亡した日もしくは解雇や退職となった日から
  • 災害補償関連の起算日:災害補償が終わった時点から
  • 賃金台帳での起算日:記入を終えた日から

 

特に注意が必要なのが、②の賃金やその他労働に関する書類の起算日です。

完結した日を正確に把握するためには、勤怠出勤簿や残業命令書、労働時間報告書を確認する必要があります。

その上で、書類毎に最後の記載がなされた日を「完結の日」と定めています。

完結の日の例を出してみますと、例えば給料などが月末に締めとなる会社では、退職日が25日の場合、31日もしくは30日の締め日が起算日となります。

起算日がわかれば、それ以降3年間は書類の保管が必要です。

また、勤怠出勤簿については、記載がされた最終日から保管期間が始まりますので、それぞれの起算日には注意してみましょう。

 

勤怠出勤簿を保管していない時に罰則はある?

もし会社側が保管すべき書類を紛失してしまった場合、もしくは誤って廃棄してしまった場合は、30万円以下の罰金など、罰則を受ける可能性があります。

労働者の書類を守ることは、会社側の義務でもあるため、罰則があり、状況によっては法律に違反したことが周囲に知られることになり、ずさんな管理体制の会社とレッテルを張られてしまうこともあり得ます。

 

そのため、勤怠出勤簿は保管できるように、しっかりと管理する体制も必要です。

また、勤怠出勤簿をPCで管理してる場合は特に注意が必要で、バックアップは必須と言えます。

PCでデータが消去されてしまうなどの事故は、割と頻繁に起きています。

書類と違い、後で探すことも不可能になるため、特に気をつけなければいけません。

復元するサービスを使っても良いですが、サービス会社に個人情報が洩れる可能性もありますので、やはり複数の媒体にバックアップを取っておく必要があるでしょう。

PCログでの勤怠管理はこちら

期限を過ぎた書類の扱い方

不要な書類は処分を

保管期間の3年を過ぎた書類については、ずっと保管する必要はありませんので、処分しても問題ないとされます。

保管期間が過ぎた後に、見返す可能性も低く、社員が多い会社では保管の義務がない書類を処分しておかないと、整理するのも大変です。

会社で保管ルールが決められている場合もありますので、それに沿った形で、必要のない書類は処分してしまいましょう。

 

勤怠管理の書類の処分

もちろん、個人情報が洩れる可能性もありますので、処分する時にはシュレッダーにかけるなどして、徹底的に処分するようにします。

PCを使ってデータ管理をしている場合は、書類が出ませんので、放置しても問題ありませんが、保管期間が過ぎたデータを長く留めておく必要はないので、こちらもルールに則り、処分してしまうのがおすすめです。

ただ、会社によっては、過去のデータをそのまま保管する場合もありますので、こちらも社内のルール次第で、保管年数は変わってきます。

とは言え、労働関係の書類の保管期間は3年までですので、3年を超えるデータについては、悪用しない限り、保管するのも処分するのも自由となります。

 

勤怠出勤簿の記載内容や保管期間について解説

勤怠出勤簿などの書類は、会社側はしっかりと管理せねばなりません。

労働者の権利を守るための種類でもあり、保管期間が定められていますので、3年の間に書類を紛失してしまった場合は、罰則などもあります。

勤怠出勤簿を使う前は、タイムカードが主流でしたが、現在ではスプレッドシートアプリを使う会社も多いです。

勤怠出勤簿を管理することで、違法な長時間労働や休日出勤などを防ぐこともできるため、会社ではどんな形式にしろ、書類やデータとして残す義務があります。

 

勤怠の出勤簿の保管期間のまとめ

以上、勤怠管理関連の書類の保管期間などについてまとめました。ペーパーレス化が進みなかでも、重要な書類の保管には細心の注意を払うことが必要です。

労働者だけでなく、会社の義務を果たすためにも、勤怠出勤簿はしっかりと確認し、後のトラブルなどを防ぎましょう。

タイトルとURLをコピーしました