勤怠不良の社員に会社が取るべき行動とは?改善方法もご紹介!

勤怠管理

勤怠不良社員は、どこの会社でも一人はいますが、会社側が放置してしまうと、業績悪化にも繋がるので注意が必要です。

会社が改善しようと思うなら、まずは勤怠不良の原因を探ることから始めましょう。

不当解雇となると、最悪裁判沙汰になることもありますし、会社も解雇した理由を証明できる書類が必要なこともあります。

労働者の権利を守る意味でも、不当解雇とならないように注意が必要です。

今回は、勤怠不良社員に対して会社が取るべき行動や、改善方法などご紹介します。

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勤怠不良社員はどこの会社にもいる!

勤怠不良社員は、どこの会社にもいます。

遅刻や無断欠勤、早退が多いなど社員だけでなく、職場での私語が多く仕事をしない社員など、会社としても見てみぬふりをするわけにいきません。

もし勤怠不良社員を注意せずに見過ごしたりすると「何の注意も受けないから、これで良いんだ。」と間違った価値観を与えてしまうこともあります。

勤怠不良社員が1人でもいると、その部署のモチベーションも下がり、働く意欲が失せてしまう社員も多くなってしまうでしょう。

勤怠不良の社員がいることで、本人の生産性に問題があるばかりではなく、周囲の仕事環境にも悪影響を与えます。

つまり、勤怠不良社員はいるだけでも、会社全体の質を下げてしまう問題児でもあります。

ただ、だからと言って、会社は勤怠不良社員をすぐにクビにできるかというとそれも難しい問題です。

なぜなら、社長が問題のある社員だと認識していたとしても、解雇には十分な説明と理由がいるからです。

解雇権濫用の法理

法律では、会社員が安心して働けるようにと、社員を保護する考え方を取っているため、勤怠不良社員が実際に大きなミスを犯さない限りは、簡単にはクビにできません。

勤怠不良社員を辞めさせるだけの大きな理由は「解雇権濫用の法理」と呼ばれます。これは労働契約法で定められています。

もし大きな理由がなかった場合、この解雇権濫用の法理に基づき、社長や上司が簡単には社員をクビにできないようになっています。

 不当解雇にならないためには?

そのため、勤怠不良社員を辞めさせるには「客観的で合理的な理由があること」「社会通念上で相当と思われること」の2つの条件が必要です。

もしこの2つの条件を満たさない場合は、不当解雇となりますので、ちゃんと働かないという理由だけでは社員を勝手に解雇できません。

 

勤怠不良社員の遅刻や欠勤の原因は?

勤怠不良社員が会社内にいる場合、まずは何が原因で遅刻や欠勤があるのかを探る必要があります。

もしかしたら、うつ病などのメンタル系の問題があるかもしれないからです。

また、子供の病気や介護などの問題で、遅刻や欠勤がある可能性もあります。

こちらの問題は本人の意思ではどうにもできない問題であるため、のっぴきならない事情があるとして、当然言及することもできません。

 

勤怠不良への対応

ただ、遅刻や欠勤の回数が著しい場合には、やはりそれなりの対応が必要です。

例えば、体調不良の原因で遅刻する社員がいた場合、なぜそんなに頻繁に体調を崩してしまうのか根本的な理由を探らなければなりません。

毎晩飲み過ぎてしまうなど、本人の不摂生が原因である可能性もあります。

また、遅刻や欠勤の理由が「上司によるパワハラやセクハラ」の可能性も否定できません。

そのため、どのような理由で遅刻や欠勤が多くなっているかを把握することも、上司や社長には必要となってきます。

 

勤怠不良社員にヒアリングを行う

勤怠不良社員であっても、遅刻や欠勤が多いのにはそれぞれ理由があります。

理由が判明すれば、上司なども相談に乗れるかもしれません。

そのため、まずは勤怠不良社員に対して、上司が別室でヒアリングなどを行い、理由を聞いてみるのも一つの方法です。

ただ、その場合も叱責するだけでなく、理由に合わせたアドバイスなどをしてあげるのがポイントです。

頭ごなしに叱られることは、大人も子供も反発心を持ってしまうからです。

例えば、寝坊が多く遅刻してしまう社員には「今度はもっと早く寝て睡眠を取るように」など状況に応じたアドバイスが必要になります。

 

丁寧なヒアリングも改善効果あり

もし職場への不満がある場合なども、しっかりとヒアリングを重ね、どんな状況になれば仕事ができるのかを聞き出すことも必要です。

ヒアリングをする際には、相手の気持ちも考え、社員の要望を聞いた上で、できるだけのことはするという意思を示す必要もあります。

もし自分でもどうにもならない状態で、社員の無断欠席などがある場合は、もしかしたらうつ病などのメンタル面での問題があるかもしれません。

職場で勤怠不良社員がいた場合は、まずヒアリングを行い、根本的な解決策を見つけることが重要です。

 

原因が不可抗力な場合は?

子供が急に熱を出した、電車やバスが交通事情で遅れたなど、不可抗力が原因で遅刻や欠勤が多い場合もあります。

本人ではどうしようもない部分もありますので、多めに見るべきこともありますが、余りにも回数が多い場合は、やはり「もう一本早い交通機関を使うように」など、指導をするべきです。

 

勤怠不良の社員がいることで、本人の生産性が下がるだけでなら良いですが、職場の雰囲気も悪くなる可能性もありますので、放任するのは得策ではありません。

どんな事情があるかによっても違いますが、勤怠不良社員がいる場合は、早急にヒアリングなど行い、原因を元から断ちましょう。

 

また勤怠不良社員が職場の仕事に不満を持っている可能性もあります。

毎晩遅くまでサービス残業をさせている場合などです。

その場合は、残業が続かないように適切な仕事量を割り振る必要もあります。

勤怠不良社員がいたとしても、事情に納得できるなら、周囲の配慮も変わり、仕事のモチベーションが下がることはないでしょう。

 

勤怠不良社員への改善方法とは?

勤怠不良社員がいた場合、まず最初の対応が重要となってきます。

現場の状況は同じ職場で働いていないとわからないこともあります。

そのため、人事部や経営者の意見だけでなく、現場の意見も聞いてみるのも一つの方法です。

 

指導内容は書面に残すこと

会社側としては、勤怠不良社員を見てみぬふりをするべきではなく、適切な注意や指導が必要です。

そのため、勤怠不良社員対してヒアリングを行い、同じ行為を繰り返すようなら「懲戒処分」の可能性があることも伝えておきましょう。

これは脅しではなく、当然の処置でもあります。

ただ、注意や指導を口頭のみで行った場合は、証拠として残らないこともありますので、勤怠不良が重度な場合は、書面に残しておくことも大切です。

 

懲戒処分を行うこともあり得る?

就業規則を参考にして、勤怠不良社員を懲戒処分にすることもあり得ます。

軽度の遅刻や欠勤なら、戒告程度で済みますが、限度を超えた場合は懲戒処分が妥当です。

懲戒処分には「出勤停止」や「減給」などがありますが、重い懲戒処分も時には必要となります。

ただ、重度の勤怠不良が見られる場合に限りますので、ちゃんと指導や注意をしたとの裏付けになる書類が必要です。

 

しっかりと出退勤を管理すること

勤怠不良社員が出た原因が、出退勤管理がきちんと管理されていないことも考えられます。

労務管理に問題がある場合は、まず管理をしっかりとしておかないと、第二第三の勤怠不良社員が出てしまう恐れもあることを考えてください。

また一度懲戒処分を受けた社員は、再び問題を起こすことも多いため、処分後の処置も考えておく必要があります。

どうしても勤怠不良社員が減らない場合は、労務管理に問題がある可能性もありますので、業務内容や職場の雰囲気などもしっかりと観察しておく必要があるでしょう。

 

勤怠不良社員を解雇するなら気をつけたいこと

勤怠不良社員がいたとしても、会社側がすぐに解雇というわけにはいきません。

上記でも述べましたが、正当な理由があり、かつ注意や指導をしても改善の傾向がみられない場合に限ります。

もし勤怠不良社員を解雇するなら、以下のことには十分注意して不当解雇が行われないようにしましょう。

 

普通解雇に限ること

解雇にもいくつか種類がありますが、最も重いのは懲戒解雇です。

ただ、勤怠不良社員の場合、どんなに理由があっても懲罰解雇にすべきではありません。

そのため、問題のある社員は普通解雇が妥当です。

数回の遅刻や欠勤では、会社に重大な被害を及ぼしたことにはならないため、解雇も普通解雇にするようにしましょう。

 

欠勤は権利ではないことに注意

雇用契約を会社と結んだ場合、労働者には「労務提供義務」が生じます。

勤怠不良社員の中には、欠勤も権利の1つと勘違いしている人がいますが、理由がなんであれ、欠勤や遅刻は義務を果たしていないことになります。

社員は会社側に認められない場合、不当に欠勤や遅刻をしていることになりますので、あらかじめ欠勤などに対する処罰をルール化しておくと良いでしょう。

 

診断書の提出が必要な場合も

欠勤をするには、会社側の承諾が必要と書きましたが、証拠たる診断書の提出が必要な場合もあります。

診断書の提出は「業務命令」の1つですが、書類として提出すれば、何か問題が起きた時にも証拠として残しておくことができます。

  • 会社が必要な時に提出できるか
  • 1回だけの欠勤でも診断書が必要かどうか
  • 書類の提出を拒否した、もしくは虚偽記載があった場合解雇できるか
  • 診断書作成にかかる費用が社員負担であるかどうか

就業規則には従うのが原則ですので、勤怠不良社員の管理のためにも、診断書の提出は必要です。

 

どの程度で解雇すべきかを明確にする

勤怠不良と言っても、1回や2回の欠勤や遅刻は、解雇するに十分な頻度とは言えません。

まずや出勤率を確認し、1年を通じて8割の出勤数がある場合は不当解雇となることも念頭におきましょう。

この場合の欠勤は有給休暇の対象となるので、欠勤回数が多い場合でも、8割以上の出勤日数がある場合は、解雇できないと思ってください。

 

勤怠不良社員にやってはいけないこと

勤怠不良社員に対して、やってはいけないことがあります。

後のトラブルの原因にもなりますので、絶対にやってはいけません。

  • 注意や指導を行わず、懲罰解雇を行うのはNG
  • 対応を全く講じないのもNG
  • 勤怠不良の原因を探らずに、処分を決めてしまうのはNG

勤怠不良社員であっても、まずは適切な指導や注意を行い、それでも改善されない場合は軽い懲戒処分に留める必要があります。

労働者の権利を守るためにも、不当解雇に当たらないよう、会社側も注意しましょう。

 

勤怠不良社員の改善のためのまとめ

勤怠不良社員がいた場合、会社全体のモチベーションや生産性が下がることもあり、会社側は黙認だけはしてはいけません。

ただ、適切な指導や注意を行わないで解雇するのは不当解雇に当たるため、会社側はまず原因を探ることから始めるようにします。

それでも改善が見られない場合には解雇することもできますが、後のトラブルとならないように指導内容などは、書類化することも必要です。

勤怠不良社員を改善させたいなら、会社側の対応一つで違ってきますので気をつけましょう。

 

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