リモートワーク(テレワーク)の勤怠管理とは?リモートワーク(テレワーク)のメリットや押さえておきたいポイントをわかりやすく解説!

勤怠管理

2020年4月現在、新型コロナウイルスが猛威を振るっています。パンデミックが起き、世界中で大勢の人が病に倒れています。
先が見えないこうした事態であっても、働き続けなければならないという状況が続いているなか、感染を防ぐために、多くの企業で「リモートワーク(テレワーク)」が導入されています。

そもそもリモートワーク(テレワーク)とは何なのか、またそのメリット、注意すべき点を簡潔にわかりやすく解説します!

 

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リモートワーク(テレワーク)・在宅勤務とは

リモートワークは英語で remotework、テレワークは telework と表記します。remote、tele はともに「遠く」「離れた」という意味で、上記二つの単語は、基本的には「離れて働くこと」を指します。日本テレワーク協会によると、「テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のこと」だと定義されています。

在宅勤務といえば、基本的には自宅で働くことを指します。よって、在宅勤務とはリモートワーク(テレワーク)のひとつだといえます。ほかには、モバイルワークやサテライトオフィス勤務などがあります。

リモートワーク(テレワーク)導入が企業にもたらすメリット

日本マイクロソフトは、2011年の東日本大震災以降、テレワークの導入やオフィスの移転・統合など、労働環境を大きく変革しました。こうした事例を参考にリモートワーク(テレワーク)導入のメリットを考えます。

離職率の低下

日本マイクロソフトではテレワーク制度を導入により、女性の離職率を40%下げることに成功しました。これは女性が家事や育児と両立できるようになった結果だと考えられます。優秀な人材を手放さずに済むことは企業にとって大きなメリットだといえます。

コスト削減

リモートワーク(テレワーク)では、従業員は交通機関を利用して出勤する必要がありません。よって、企業は社員の交通費を削減することができます。ほかにも、実際に対面する際にかかるオフィスやカフェなどの使用料の削減、電子化することにより紙媒体の資料のコストを削減することができます。

 

リモートワーク(テレワーク)導入が従業員にもたらすメリット

通勤時間をへらす

リモートワーク(テレワーク)が適用されると、それまでオフィスまでの通勤が必要ではなくなります。とくにオフィスから離れたところに住んでいる方々にとって、これは大きな魅力です。また逆に、リモートワーク(テレワーク)で仕事が行えるようになると、オフィスの近くに住まなくてもよいので、地方に暮らしながら仕事ができるようになった方もいるようです。

家事、子育てや介護との両立

リモートワーク(テレワーク)では、家にいながら仕事ができるようになることも多いです(在宅勤務)。小さいお子さんがいる家庭や、介護が必要な高齢者の方と暮らしているような家庭では、リモートワーク(テレワーク)によって、以前よりも家庭と仕事の両立が容易になります。離職や退職しなくてもよいという環境もまた大きなメリットの一つでしょう。

リモートワーク(テレワーク)の勤怠管理の難しさとは?

従業員の勤怠管理

ある調査によると、「テレワーク社員の時間管理」、「テレワーク時の業務ルールの設定」がテレワークの導入で難しかったこととしてあがりました。
リモートワーク(テレワーク)で働く従業員の労働状況を適切に把握できないと、労働時間の不正申告やオーバーワークにつながります。
従業員と使用者との間でどういった取り決めをするのかが非常に重要になります。

コミュニケーションの難しさ

リモートワーク(テレワーク)では、対面でコミュニケーションが行うことができません。従来と同じようには指示がうまく伝わらないような場面も増えるかもしれません。

労働をどう評価するか

勤怠管理で得られた情報をもとに労働時間を算出し、給与をはらうことができれば問題ありませんが、リモートワーク(テレワーク)ではそれが難しくなることもあります。長時間PCに向き合っていても、成果がなければ意味がありません。リモートワーク(テレワーク)の導入では、裁量労働制やフレックスタイム制など労働契約の変更も視野に入れる必要があります。

働き方改革によって勤怠管理はどう変わる?

2019年4月に施行された一連の法律改正により、労働環境や勤怠管理について企業は大きく見直す必要が出てきました。

今まで行政指導のみに留められていた残業時間の上限規制が設けられたり、「労働時間の客観的な把握」が義務付けられました。厚生労働省のガイドラインによれば、客観的な記録のポイントは以下のようになります。

  1. 使用者(または労働時間管理を行う人)が、直接始業時刻・就業時刻を認する
  2. タイムカードによる記録やPCなどの使用時間の記録など、客観的な記録とする
  3. 労働時間の記録は3年間保存する

リモートワーク(テレワーク)であっても、上記の例外ではありません。

従業員と使用者が協力して労働時間の適切な把握に努めることが大切です。

リモートワーク(テレワーク)の勤怠管理の方法

労働時間制度の見直し

リモートワーク(テレワーク)の導入により、従来のように労働時間を把握することが難しくなる場合もあります。場合によっては、労働契約を更新する際に、フレックスタイム制や裁量労働制を導入することが必要になります。

ルールの策定

リモートワーク(テレワーク)に踏み切る際、勤怠管理の方法はどうするのか、残業時間はどう定義するのか、ノルマをどう設定するかなど、事前にルールを決めておくことが大切です。労働環境改善のためにリモートワーク(テレワーク)を導入したことで、トラブルの発生が相次いでしまっては本末転倒です。

勤怠管理にツールを活用

現在、リモートワーク(テレワーク)を導入している企業では、電話やメールを駆使したり、表計算ソフトを使ったり、勤怠管理システムを導入することで勤怠管理を行っているようです。就業規則等で定めた自社のルールや法律、またコロナウイルスの蔓延による様々な事態に対応するために、最適な手段を考えて、採用することが重要だといえるでしょう。

リモートワーク(テレワーク)の勤怠管理システム(ツール)の選ぶポイント

リモートワーク(テレワーク)している社員の勤怠管理にどういった手段を使うのであれ、ここを押さえるべきだというポイントをまとめました。

社員の労働時間を正確に記録できること

始業・終業時刻や休憩時間の把握を通して、労働時間を記録することは最低限必要な機能になります。この際、記録の客観性には細心の注意を払いましょう。また、フレックスタイム制を導入している場合、コアタイムの扱いなども重要になります。勤怠管理には、アプリを使い打刻をする方法やパソコンを起動・シャットダウンした時間などのPCログを記録する方法などがあります。

給与計算と連携できること

記録した労働時間をもとに給与を計算する際、どういった方法を採用しているのかということもまた、企業によって異なります。アプリを使うのか、エクセルなどの表計算ソフトを使うのか、あるいは労働時間の把握と連動した勤怠管理システムを使うのか、自社のニーズや予算に基づき、注意深く検討する必要があります。

作業状況・進捗状況の確認

リモートワーク(テレワーク)している社員の作業の状況を確認するのかということは、リモートワーク(テレワーク)の勤怠管理をするうえで、単に労働時間を把握するだけではなく、労働の「質」を評価するためにも重要になってきます。離席・在席の確認だけでしたら、チャットツールなどの「プレゼンス機能」を利用することができます。PCでの作業状況を確認するためには、スクリーンショットを通して記録できるツールもあります。

リモートワーク(テレワーク)と勤怠管理のまとめ

新型コロナウイルスをめぐる事態の収束にはまだまだ時間がかかります。

本記事でみたように企業のコスト削減や社員の家庭との両立など、リモートワーク(テレワーク)をうまく導入すれば、得られるメリットは非常に大きいです。

使用者であっても、社員であってもリモートワーク(テレワーク)について、よく理解することは重要なことであり、本記事の情報が皆さんのお役に立てば幸いです。

 

 

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