勤怠管理システムは自作でもOK?データベースから勤怠管理システムを自作する方法を徹底解説!

勤怠管理

勤怠管理システムは自作して活用する企業が増えてきています。開発方法から自作勤怠管理システムのメリットやデメリット、活用方法についても解説します。

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勤怠管理とは

勤怠管理とは社員の勤務時間を正確に把握するための営みです。出勤時間や退勤時間のみならず、残業時間や休日出勤の回数の把握も勤怠管理に含まれます。勤怠管理で把握すべきことは以下の3点です。

・労働基準法の順守
・適切な残業代の支払い
・従業員の長時間労働の抑制

近年の働き方改革などの風潮などからしても、勤怠管理を正確に行うことの重要性は増していると言えるでしょう。

自作の勤怠管理システムのメリット

自社の環境に最適化できる

勤怠管理システムのサービスは個々の会社のニーズに応えるべく、日々その数を増しています。また、勤怠管理の方法も従来のタイムカード式のものから、大規模データベースを利用するクラウド型までさまざまです。自社の勤怠管理の方法を刷新するとき、あるサービスはオーバースペックであったり、あるサービスは使いづらかったりと、なかなか理想とするサービスに巡り合えないこともあります。そんなとき、自社でシステムを自作するという選択肢があります。自社開発の勤怠管理システムは、自社の環境に適しており、いわば痒い所に手が届く、そんなシステムだといえます。

情報の安全性

外部のシステムを導入するということは、自社の勤怠管理の情報を外部に晒すことでもあります。自作したシステムでは、こうした情報の流出を防ぐことができます。

システムの柔軟性

社内の就業規則が変更されたり、日程がイレギュラーになった場合、外部のサービスでは、対応が遅れたり、そもそもサポートしてもらえないといったこともあります。

自作したシステムであれば、こうした事態にも柔軟に対応できます。

 

 

勤怠管理システムを自作する方法

勤怠管理システムを自作する際には、データベースをもとに以下の手順で進めていきます。

1.開発に必要な要件の定義
2.機能の細分化と、テーブル設計
3.フィールドごとに必要なデータ型の決定
4.テーブル結合
5.画面上の表示設定

1.開発に必要な要件の定義

通常のシステム開発と同様に要件定義がスタート地点となります。主に決めることは以下の通りです。

・記録する項目
・対応させる端末やブラウザの種類
・データの出力形式

2.機能の細分化と、テーブル設計

要件の定義の次にはデータ蓄積のためのテーブル設計を行います。機能ごとテーブル設計を行う必要があることに注意しましょう。

情報の記録の際に必要なデータを考え、それを細分化することでテーブル設計を行います。下記が例になります。

1日当たりの労働時間=出勤時刻・退勤時刻・休憩時間
出勤時刻の記録=ユーザー名・打刻ボタンを押した時刻

3.フィールドごとに必要なデータ型の決定

テーブルごとに必要となるデータの型を決定します。

「数値データ型」「日付・時刻型」「文字型」などのデータの型があるため、各管理項目に必要な型を決定します。

4.テーブル結合

複数のデータテーブルから1つのデータとして出力する際に必要となる作業です。従業員の諸々のデータと勤怠データを管理する際には、別々のテーブルで管理しておいて表示する際に結合させるようにしましょう。

結合の際には重要な共通要素は必ず含めるようにしましょう。

5.画面上の表示設定

データベースが完成したら、情報の抽出・処理を行って画面上に表示させます。

WEBサービスでは「Java」「PHP」「Python」などのプログラミング言語を用いて処理部分は開発を行います。WEBアプリでは「HTML」「CSS」「JavaScript」などの言語が一般的です。

自作勤怠管理システムに必要な機能5選

出退勤打刻

勤怠管理システムの基本的な機能である出退勤の記録機能は搭載するようにしましょう。出勤時と退勤時にそれぞれ打刻をします。

残業と休暇の記録

勤怠管理システム上で、休暇の取得状況や残業時間も同時に把握できるとかなり便利です。別々のシステムで把握するのは手間がかなり掛かるので、1つのシステムに統一するほうが良いでしょう。

就業データの集計

各月の締日に、今月の勤務時間や休暇の取得状況などの就業データを集計して出力する機能も必須でしょうCSV出力にも対応していれば給与計算もスムーズに行うことができます。

外部システムとの提携

人事管理システムやワークフローシステムなどのシステムをすでに導入している場合には、それらと提携して一元的にデータを管理することでさらに業務が効率化されます。

別々のシステムをいちいち起動するのは面倒なので、外部システムとの提携は自作した以上は行うことをおすすめします。

自作が必要ない勤怠管理システム

現在低価格ながら高機能な勤怠管理システムも多く登場しています。一般的な勤怠管理システムには以下の機能は搭載されているため、追加の開発も必要ありません。

・出退勤時間の記録
・出勤簿・残業・休暇などの申請と承認
・リアルタイムな労働時間集計
・データ出力と他システムとの連携

基本的な機能はほとんど網羅されています。

自作でなくても?! 有料の勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムは有料のサービスもたくさんあります。

自作以外の有料勤怠管理システムのメリットを解説します。

データが正確

勤怠管理システムは従業員に支払う賃金をカウントする非常に重要な役割を担っています。万が一システムにバグが発生していたことが発覚したら、過去の勤務分の正確なデータは残っていないため賃金の支払いができなくなってしまいます。

その点で有料システムではそのようなバグが発生しないよう何度もテストを行っています。また開発陣もプロフェッショナルなので、信頼が置けるでしょう。

法改正に対応できる

自作の勤怠管理システムでは法改正が起こった場合に、自分でシステムを変更しなければなりません。

その点で有料システムでは、サポートという形で法改正に自動で対応してくれる大きなメリットがあります。

複雑な勤務体系にも対応可能

勤怠管理システムを自作する場合には、社内の複雑な勤務体系すべてに対応させる必要があります。

ですが有料システムでははじめから複雑な勤務体系を想定しており、必要以上のコストがかからないというメリットがあります。

自作のシステム以外にも!無料で勤怠管理する方法

Excel

Excelでも簡易的な勤怠管理を行うことができます。導入のハードルが低くだれでもかんたんに使えるのがメリットでしょう。WEB上に無料のテンプレートも多く存在しています。

しかしその一方で入力の手間やミスのリスクなどの危険性も孕んでいるため注意が必要です。

グループウェア付属機能

グループウェアの付属機能で勤務時間の管理ならば行うことが可能です。すでにグループウェアを導入している企業ならば検討してみると良いでしょう。

追加的に導入するものがなく、出力もかんたんというメリットがあるものの、機能が限定的で複雑な勤務体系に対応しきれないというデメリットもあります。

無料システム

無料で利用できる勤怠管理システムもリリースされています。機能は限定的であるものの、初期費用も継続的なコストも掛からないという大きなメリットがあります。

ですが一方で安全なデータの保管やサポートの水準といった点では、少し不十分と言ったデメリットもあるので注意が必要です。

 

自作か既存か、勤怠管理システムの分類

勤怠管理システムを選ぶポイントをまとめてみます。

目的の明確化

まず、自社の規模、従業員数をふまえ、また勤怠管理においてどの情報を記録・集計すべきなのかという目的を明らかにします。

また、従業員が打刻する方法には、タイムカードやICカードPCログなどがあります。自社の環境に適したものを選びましょう。

まずはお試し

次に、既存のサービスのうち、自社のニーズにかなったものを探します。既存のサービスにも有料のものと無料のものがあるので、予算に応じて比較・検討しましょう。この際、サービスによっては、無料お試し版や期間限定で無料で使える場合もあります。導入したあとでトラブルが発生するのを防ぐためにも積極的に活用しましょう。

自作のシステムへ

既存のサービスに満足できない場合、また既存のサービスでも自社で開発できると判断した場合に、自作の勤怠管理システムの開発・導入に進みます。本記事の内容もぜひ参考にしてください。

自作勤怠管理システムのまとめ

勤怠管理システムも自作することで、費用を全くかけずに自社に適した勤怠管理を行うことができるようになります。適切な改善を定期的に行える余裕があるならば、積極的な自作に取り組んでみるのが良いでしょう。

 

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