勤怠管理をExcelで行う方法とは?手順とExcelならではの注意点を徹底解説。

勤怠管理

勤怠管理をするうえで、勤怠管理表(勤怠表)の作成にExcelを用いるケースは少なくないと思います。
手書きでの入力などに比べると利便性が高いExcelですが、実は意外な落とし穴があります。

Excelを用いた勤怠管理の特徴や注意点について、徹底解説します!

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勤怠管理にExcelを用いるメリット

価格・導入コストが低い

新しいシステムを導入するには、初期費用が当然かかります。それは勤怠管理の場合も同様です。しかし、ExcelはWindowsのPCにあらかじめインストールされており、他の表計算ソフトと比べて価格と導入コストはとても低いといえます。

カスタマイズが可能

例えば、作成した勤怠管理表を後から自由にカスタマイズできる点もエクセルを用いた勤怠管理の魅力の一つです。また、インターネット上には、勤怠管理表のテンプレートが多数存在し、用途に合ったテンプレートを選び、就業規則が変更されても、その都度、勤怠管理表に変更を加えることができます。残業時間や割増賃金の計算も効率化できます。

管理や保管が容易

ExcelはPC上(あるいはデータベース上)にファイルとして保存でき、また印刷すれば紙媒体で管理することもできます。現在、従業員の勤怠情報は3年間保管することが法律で義務付けられています。手書き入力の勤怠管理表だと、金庫や倉庫が必要ですが、Excelならその必要はありません。

勤怠管理にExcelを用いるデメリット

メリットが多いExcelですが、一連の法律改正と勤怠管理システムの発達により、デメリットも浮かび上がってきました。

データの客観性

Excelでの勤怠管理は、担当者がデータや数式を手入力で運用していることが多くあります。入力ミスや入力漏れ、不正申告が起こるというのは、大きなデメリットです。いつでも誰でも内容を変更できるExcelの記録は客観性に乏しいのが実情です。

運用するのが大変

担当者が集計したデータは、さらに高次の管理者が間違いをチェックします。そこでミスが見つかれば、管理者が担当者に確認し、担当者が本人に確認するというような、人の起こしたミスを人が確認し、人が修正するという事態になります。この作業は非常に手間がかかり、またそれだけ集計作業が長引くことになります。

働き方改革への対応

営業職などの直行直帰といった形式に加え、裁量労働制や高度プロフェッショナル制度など働き方はますます多様化しています。働き方改革が進むにつれ、通常の勤怠管理だけでも大変な作業がさらに煩雑化することが予想されます。

法律改正から考えるエクセルによる勤怠管理の問題点

労働基準法違反のリスク

2019年4月に施行された改正労働基準法により、企業には従業員の労働時間の正確な把握が義務化されます。より具体的には、厚生労働省が示した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に基づき、勤怠情報を管理する必要があります。
求められるデータの精度が高くなった一方で、勤怠情報を提供する、つまり普段出勤・退勤するのは生身の人間ですから、「打刻漏れ」などのミスが起こる可能性は排除できません。勤怠管理では、まずデータを取集し、それをもとに管理・集計します。表計算ソフトは、あくまで勤怠管理表の作成といった、勤怠情報の管理・集計に用いられ、正確な勤怠データを揃えるという課題は、Excelでは解決できません。

「データ改ざん」のリスク

Excelは管理するのに用いられるため、不正打刻や不正欠勤を防ぐことができません。
不正打刻は「データの改ざん」として扱われ、場合によっては懲戒解雇の対象になりますが、企業側の勤怠管理に問題があると見なされてしまうと、その懲戒解雇が「不当解雇」と判断されかねません。

法令に則った運用が難しい

厚生労働省の求める適切な勤怠管理方法は以下のようになります。

(ア)使用者が自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
(イ) タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録の基礎として確認し、適正に記録すること。
引用元:「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」厚生労働省、一部強調
https://www.mhlw.go.jp/kinkyu/dl/151106-06.pdf

自己申告による勤怠管理であるExcelのデータは客観的な記録と認められない可能性があります。

Excel利用の注意点!実は非効率な面も?!

データ入力は手入力

Excelは高い計算処理能力を持つソフトですが、データや数式の入力はあくまで社内の担当者による手入力です。この段階でのミスは、勤怠管理全体に影響を及ぼし、給与や残業時間に基づく残業代の適切な支払いが難しくなります。入力したデータのチェック作業は手間がかかります。

手書き&手計算よりは効率的だが…

勤怠管理では、データの「記録」と「管理」という二段階に分けて考えてみます。エクセルを用いた勤怠管理は、手書き・手計算に比べて、データの「管理」という点で優れていますが、「記録」にはやはり手間がかかります。そこで、「記録」もスピーディーで正確な勤怠管理システムが注目されています。

Excelを用いて適切に勤怠管理するための4つの手段

デメリットを克服するための手段の一つは、勤怠管理システムに移行することです。
データの客観性・管理のしやすさから考えても、勤怠管理システムは非常に魅力的な勤怠管理の方法です。
しかし、導入コストや社員教育も必要になることから、どの企業も取り入れやすいというわけではありません。
Excelを用いた勤怠管理を今後も続けていくためには、どういった点に注意すればよいのでしょうか。

従業員にとっての利便性

Excelの運用を継続するためには、何より労働時間を適正に把握することが重要です。
そのためには、タイムリーであること、手間がかからないこと、ミスが生じにくいことの3点がポイントです。
具体的にはICカードをかざす形式であったり、自分のPCからのログインが打刻であるような形式などがあります。
また、自身で打刻忘れを修正できるような機能もあると、データの集計作業がより簡単になります。

勤怠情報の集計の自動化

集計作業が手入力によるものだと、ミスが生じたり、またそれをチェックするための業務が煩雑になります。
マクロを作成するなどして、集計作業を自動化することも勤怠管理業務の簡略化に有効な手段です。

勤怠管理の申請・承認の簡略化

業務の種類によっては、直行直帰など、イレギュラーな勤怠管理が発生します。出張先から、勤怠情報を事業所に申請する場合もあります。こうした申請と担当者による承認の作業を簡略化することが重要です。例えば、紙媒体の書類で申請・承認をやり取りすると、データの反映に時間がかかります。メールや電話、アプリを使用することで迅速になるでしょう。

勤怠情報の「見える」化

2019年4月以降、「残業時間の罰則付き上限規制」が始まります。月末に勤怠データを集計するような仕組みだと、月末になって初めて残業時間が上限を超えていたことが発覚したということになりかねません。そこで勤怠情報のいわば「見える」化が重要になってきます。残業時間も含めて月の途中で、集計作業が簡単にできれば、上限が近づくと、警告を出したり、残業時間を調整することができます。

まとめ

非常に便利なExcelでも運用の仕方によっては、深刻な事態を招くことになります。
法律の改正の動向に注意しながら、Excelによる勤怠管理の課題を把握し、より適切な勤怠管理を行いましょう。

 

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