クラウド勤怠管理「KING OF TIME」導入によって労務管理部の業務時間を10時間削減ー煩雑だった勤怠管理を刷新

勤怠管理

「今回のKING OF TIME移行は、新システムの導入後に社内不満が出なかったかなりレアなケースでしたね。結果としては相当良かったと思います。」

執行役員CTOまで務め、50人規模のアプリ開発企業にKING OF TIME (以下KOT) を導入した武川智法氏。

リモートワークやフレックスタイム制が上手く機能せず不安定な勤怠体制の中で、KOTを導入したことによって社内の雰囲気が一気に引き締まったと言います。どのように勤怠管理システムを比較し、導入から運用まで漕ぎつけたのか。当時の意思決定のストーリーをリアルに語ってくださいました。

武川智法
アプリ開発企業で元・執行役員CTO 兼 システム開発部長。
労務管理部の負担軽減と勤務時間の正確な把握のために、打刻機能のみのシステムからからクラウド型勤怠システム「KING OF TIME(以下、KOT)」に移行。
今までに勤怠管理をはじめとする数多くのシステム導入を経験し、現在もシステム導入の導入・アドバイザリーを行う。


KOT導入プロセスの意思決定のストーリーを紐解く。
意思決定の背景となる課題は何だったのか、結果会社は何を得たのか。


意思決定①「システム導入を決めた背景」


勤怠管理システムを導入しようとなった背景にはどのような事情があったのでしょうか?

KOTを導入する前にはサイボウズOfficeの打刻だけの機能を利用していて、打刻したデータをExcelでまとめて社労士さんに提出するという流れで勤怠管理を行っていました。

そもそも当時は勤怠自体が不安定でしたね。裁量労働制にしてみたものの、マネジメントがうまくいかなくてやっぱり一般労働に戻してと、ようやくきちんと一般労働で勤怠管理を行っていこうと定まった段階でした。

 

勤怠管理のシステムとしてはかなりシンプルなものを使っていたのですね。やはり不便と感じる声も多かったのですか?

システムを使う現場ではそこまで不満の声はなかったのですが、労務の管理部門からの要望が強かったですね。やはり毎月集計したデータをExcelでまとめ直すというのはけっこうな労力がかかっていましたから。

あとは現状の簡易的なシステムだと、打刻の実情が把握しきれない部分があるという話もあって、IPOも視野に入れていた会社でしたので労務をクリアにするという意味でも新しいシステムが必要だとなりましたね。

 

手入力集計の負担軽減のみならず正確な勤務状況把握の目的で勤怠管理システムの移行を決定。

 


意思決定②「KING OF TIME」を導入しよう

勤怠管理システムを導入することに決まった後は、その中からどのようにしてKOTを選ばれたのですか?

まずはコストとファーストビューでKOTとジョブカンの2つに絞りました。のちにその2つの特徴を公式サイトで見て比較して、どちらも案内を依頼しましたね。

 

早々にKOTとジョブカンの2つに絞られたんですね。

やはり導入する前がかなり簡素なシステムを使っていたので、そこまで多くの機能を要求していなかったということが大きかったかもしれないですね。新たなシステムを導入すればだいたい改善されるだろうという感覚があったので。そのためコストが小さく済むという点は1つのキーポイントでした。

また社内にエンジニアばかりというわけでもなく、半分以上が企画部門の方だったのでそこまで平均的なITリテラシーが特別高くはないだろうというのもありましたね。そのためUI/UXなど操作性がシンプルな方が良いと思っていました。

 

他に選定の基準はありましたか?

あとはトライアル期間の有無は全て見ましたね。やはり使ってみないと分からない部分も多いので。トライアルなしでいきなり初期費用が何十万円かかりますっていうのはやはり導入する側としても失敗したときのリスクが大きすぎますからね。

その後何年も使い続けるものですし。幸いジョブカンもKOTもトライアルがあったので、ある程度調べたあとにすぐに申し込みをしました。

 

– KOTとジョブカンの二択において、なぜKOTを選ばれたのですか?

KOTの応答が早かったからですね。KOTに問い合わせたらすぐに要求に応えてくれる返事が来たので、すぐにトライアルを始めました。結果的にKOTを試してみて問題なく使えたので、KOTにしようという流れになりました。

 

ジョブカンが早ければジョブカンを選んでいたかもしれないということですか?

そうかもしれないですね。直接サイトを見てじっくり比較したうえで2つとも同時にトライアルを申し込んでいるので。あとはやはり現状からどのシステムを入れても良くなるだろうという見通しがあり、KOTが期待通りの機能を搭載していて使いやすかったのでもうこれでよいだろうとなりました。

トライアルを複数社やるのも労力がかかりますからね。私がいたようなベンチャー企業ではトライアルの数は多くとも2つがおおむね限界だと思います。

 

細かい機能へのこだわりがそこまで強くなかったからこそ、対応のスピードが選ぶ基準になったんですね。

そうですね。またKOTは導入の対応のみならずサポート対応も迅速なのでとても助かりました。お客さんからの問い合わせ対応が早いのは実際重要なポイントだと思います。

 

初期導入に近く従業員のリテラシーもそこまで高くなかったからこそ、コストやUI・UXなど基本的なポイントを重視。

 


意思決定後①導入のプロセス

-KOTの導入を決定されてから、どのような流れで導入を行い、運用を開始したのでしょうか。

導入時は、労務の担当者とのすり合わせを逐一行いました。やはり勤怠管理システムを実際に運用に乗せるためには労務の担当者が使い方を理解していることは必須ですからね。

まずは情報システム部門でKOTの仕様や使い方を把握してオペレーション設定まで完了させてから、労務の担当者にこのように使っていけますか?と確認と調整を行いました。それで両者の合意がとれてから、いつから現行のサイボウズOfficeからシステム移行をするかスケジュールを策定し、具体的な作業を決めて実行に移していく、といった流れでした。1か月半くらいで導入は完了しましたね。

 

問い合わせから導入完了までで1か月半ですか?だいぶ短いですね。

現行のシステムとの調整の手間がほとんどなかったのが大きかったですね。初期セットアップには1~2週間程度かかりましたが、それ以上ベンダーさん側への要望も発生しなかったと思います。

 

その中で困難だった局面はありましたか?

KOTはかなりスムーズに入ったので苦労したエピソードは特にないですね。
スムーズに行うことができた要因としては、1つは労務管理の部門がすぐ隣の部屋だったのが大きいですね。お互いに連携がとりやすかったので、スムーズに導入まで進みました。あとはそもそもサイボウズOfficeとExcelだけという簡素なシステムだったので、現行の運用ルールとの適合がほとんどなかったのも大きかったです。正直、何が入っても今より良くなるって感覚があったので。

 

KOTを使う従業員の方からも要望や意見も少なかったのですか?

そうですね。ある程度の機能を満たしたシステムを既に使っていたら、現行のシステムの使い勝手が良い点が損なわれてしまうとか修正要望が出てきてしまうのですが、そうではないので。ほぼ新規導入に近いからこそ楽に導入ができたと思います。

システム導入担当者とその後の運用担当者の認識のすり合わせがスムーズな導入のカギ。
新規導入に近いほど、システム本体の機能での差は付きにくい。


意思決定後②導入後の社内

~管理部と現場それぞれの反応~

実際にKOTを導入されて管理部や現場からの反応はいかがでしたか?

管理部からも従業員側からも不満は特別あがらなかったですね。結果としてはかなり良い選択になったのではないかと思っています。

 

-KOTに対して追加機能等の要望はありましたか?

現状の機能だと、かなり細かい部分ですがありますね。たとえば管理者側の機能ですと、従業員の勤務状況を表で確認するときに、通常勤務の一般的な労働時間、残業時間、規定外勤務、規定外残業、深夜勤務、休日などの列があるんですね。この列をカスタムで設定できるんですが、そのカスタム設定をデフォルトにできないというのは改善してほしいところですね。かなり細かいですが。

 

システムを使う従業員側からの意見はありましたか?

こちらは本当に思いつかないですね。以前のシステムからのステップアップをかなり皆さん感じていたのが大きかったと思います。

 

使いやすくなった部分が大きかったからこそ不満も生まれなかったんですね。

そうですね。あとはプロジェクトごとの原価を把握したいという目的で、プロジェクトごとにかかった勤務時間をKOTから直接、原価計算側に飛ばせれば良いなという声はありましたね。KOTは結局1つの労務管理システムとして完結しているので、他サービスとの連携が少し弱いのが今後の課題ではないでしょうか。

 

例えば他のサービスでいうと、ジョブカンなどは勤怠管理だけではなく採用やシフト等さまざまな機能をクラウドで連結する機能があると思うのですが、ジョブカンなどのほかのサービスに移行しようという検討はされていないのですか?

そのためだけにKOTから移行するかというと、そこまでではないですね。CSVで書き出して、CSVをインポートする側を少し工夫すればよいので。結局ひと月で締めて、月一回だけCSV移行する手間であればシステム全替えするほどのコストではないですしね。

武川さん④

~解決された課題~

-KOTを導入したことで労務管理部の集計作業などの課題は解決されましたか?

もちろん労務管理部の作業時間は削減できました。Excelでの集計が一切なくなったので時間としては10時間ほど削減できましたね。あと勤務時間を正確に把握できるようになったのは大きくて、管理側はすごく喜んでいましたね。IPOを目指していた会社でもあったので、正確な労務管理は重点的な指摘事項として解決できてよかったです。

 

以前は打刻したものを各自で手入力していたということで、アバウトな面も多かったのですか?

やはりある程度いい加減ですよね。サイボウズOfficeでは、月末になったら慌てて1ヵ月分コピペで入れるみたいな雑な対応をとっている人もいたと考えられますから。残業時間を正確に把握できるようになったという点はかなり大きかったですね。

 

それ以前は残業時間をわざと長く申告して残業代を不正受給したり、逆に働きすぎとならないように短く申告している人もいたってことですか?

まさにそういうことが可能であり、従来のやり方では実態を客観的に把握することが難しい状況にありました。どちらのパターンもKOT導入により正確に把握できるようになったので是正されました。こういった状況を見て、やはり残業時間のコントロールは上長側でやるべきという動きが出てきたと思います。

入口にレシーバーをおいて、出退勤するときにFelica対応のカードをかざすことで打刻が行われるというものでした。リモートワークを行っていない会社だったので、それで不正打刻はほぼできないようになりました。

 

システム上の問題ではなく、例えば上長が残業時間が長すぎるという事態を避けるために、退勤打刻してから残業を続けさせるような管理者側の問題はありませんでしたか?

それはもう絶対NGにしてました。管理部長も同じ考えで、結局それをやってしまうと正確な把握が全くできなくなってしまいますから。そういう風に考える管理者もいましたけど、KOTを導入する時点で、全体でルールを徹底して統一しました。

 

-KOT自体の導入に加えて社内ルールもきちんと整備することで打刻の正確性を担保する仕組みを作ったのですね。
他に実際に使ってみて良かった点はありましたか?

サポートの対応が早いのはかなり助かりますね。KOTは電話もすぐつながりますし、メールも大体1営業日で質問の答えが返ってきてとても便利でした。通算4年近く使っていたんですけど、サポートが遅いと思ったことは1度もないですね。あまりWEBの比較サイトなどにはのっていない情報ですが、かなり重要だと思います。


おさらい

管理部門のExcel集計の負担軽減や勤務時間の正確な把握のために勤怠管理システムの導入を決意。ほぼ初期導入であったため、機能面の充実よりもコストや使いやすいUI・UXを重視し、ジョブカンとの比較の末KOTを採用した。

KOT導入によって、管理部門の負担軽減だけでなく、正確な労働時間管理ができるようになり、よりクリアな職場環境になったと導入担当者は語る。

 

 

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